Zwrot kosztów za delegację – czy można otrzymać zwrot za podróż?
Sama podróż – koszty biletów czy paliwa to mogą być spore kwoty, w zależności od tego, gdzie się udajemy. To pracodawca wskazuje, jakim środkiem transportu mamy się dostać do wyznaczonego miejsca. Zgodnie z prawem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za delegację, czyli zwrot środków poniesionych w związku z całą podróżą. Wyjątek to sytuacja, w której pracownik otrzymuje samochód służbowy i nim ma jechać w delegację. Wówczas otrzyma zwrot kosztów jedynie, jeśli tankował samochód z prywatnych pieniędzy. Może się również zdarzyć, że pracownik zostanie wysłany w delegację własnym, prywatnym pojazdem. Wtedy także należy mu się zwrot na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ustala się konkretną kwotową stawkę za przejechany 1 km. Stawki te wynoszą odpowiednio:
- samochody osobowe o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- samochody osobowe o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł,
- motocykle – 0,2302 zł,
- motorowery – 0,1382 zł.
Zwrot kosztów za delegację – kiedy pracownikowi przysługuje dieta?
Warto również wspomnieć o zwrocie kosztów za delegację, jakim jest dieta. Ze względu na fakt, że podróż służbowa może dla pracownika oznaczać zwiększone koszty poniesione np. na wyżywienie, pracodawca zwraca pracownikowi te koszty w diecie. Aktualnie wynosi ona 30 zł w delegacji krajowe oraz 45 zł w delegacji zagranicznej. Są to stawki ustalone w 2021 roku, jednak w tym roku pozostaną one bez zmian. Jeśli podróż trwa od 8 do 12 godzin, pracownik otrzyma połowę diety, a kiedy dłużej niż 12 godzin, wówczas otrzyma on pełną dietę. Tak więc za każdą pełną dobę pracownik dostanie pełną delegację. Delegacja pracownika powinna zostać oczywiście uwzględniona w grafiku. Można to zrobić szybko i łatwo korzystając z grafiku online: https://inewi.pl/Funkcje/Grafiki-Pracy.
Załącznik:
zwrot-kosztow-za-delegacje-kiedy-pracownikowi-przysluguje-dieta.jpg
Zwrot kosztów za delegację – czy pracownik otrzyma zwrot za noclegi?
Wyjazd służbowy może oczywiście wiązać się z koniecznością nocowania w hotelu czy pensjonacie. Przepisy dotyczące podróży służbowych uwzględniają, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za delegację w związku z noclegami. Zgodnie z przepisami, maksymalny koszt noclegu nie może przekroczyć kwoty dwudziestokrotności stawki diety, to znaczy 600 zł za dobę hotelową. Kiedy pracownik nie przekaże odpowiednich dokumentów, czyli np. faktury za nocleg, wtedy otrzyma tzw. ryczałt za nocleg, czyli 150% wartości diety, co daje 45 zł. Co więcej, przepisy mówią na temat zwrotu kosztów za nocleg w delegacji? Pracownikowi przysługuje prawo do ryczałtu za nocleg, kiedy ten trwał minimum 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 rano. Będzie on przysługiwał także wtedy, gdy pracodawca nie zapewnił delegowanemu noclegu oraz, jak wspomniano wcześniej, wtedy kiedy pracownik nie posiada rachunków czy faktur za hotel. Pracodawca powinien pamiętać o uwzględnieniu w grafiku pracy podróży służbowej swojego pracownika, więcej na ten temat na: https://praca4u.net/co-to-jest-grafik-pracy-online-art119.html.
Jak widać, zwrot kosztów za delegację należy się każdej osobie, która jest wysyłana w podróże służbowe. Można się ubiegać o zwrot środków poniesionych na podróż, nocleg, a także otrzymać przysługującą dietę.