PolskaNa co zwracać uwagę, wysyłając kartki świąteczne? Trzeba uważać na… przepisy RODO

Na co zwracać uwagę, wysyłając kartki świąteczne? Trzeba uważać na… przepisy RODO

Przesyłanie życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi ma charakter osobisty i nie mają zastosowania w tym przypadku przepisy RODO; inaczej jest jednak z kartami wysyłanymi do kontrahentów czy klientów, o czym pamiętać powinny także urzędy.

Na co zwracać uwagę, wysyłając kartki świąteczne? Trzeba uważać na… przepisy RODO

Na co zwracać uwagę, wysyłając kartki świąteczne w imieniu instytucji, wyjaśnia Urząd Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi na liczne pytania, jakie trafiły w tej sprawie na infolinię UODO.

Urząd podkreśla, że choć wymienianie się życzeniami w okresie świątecznym jest działaniem powszechnie akceptowanym, a czasami wręcz oczekiwanym – także w kontaktach biznesowych, to zdarza się, że niektórzy partnerzy lub klienci ze względu na swoje poglądy nie życzą sobie składania życzeń o charakterze religijnym, a miły gest może ich urazić.

“Dlatego również proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być przez administratorów właściwie przemyślany. Lepiej zawczasu uwzględnić wymagania przepisów prawa niż (pomimo dobrych chęci) poprzez nieprzemyślane działanie doprowadzić do jego naruszenia, które może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami” - – wskazuje UODO

Urząd przede wszystkim zwraca uwagę, że przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów (takich jak imię nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej).

Jedną z podstaw przetwarzania tych danych na potrzeby wysłania kartki świątecznej może być zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

“Często jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą. Może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Jednocześnie, należy poinformować, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie i musi to być tak samo łatwe jak jej wyrażenie” - – instruuje UODO

Inną podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W omawianym kontekście, przykładowo można wskazać, że tym uzasadnionym interesem będzie utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami” – wskazuje Urząd.

Bez względu jednak na wybraną podstawę przetwarzania danych, administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich kontrahentów (art. 13 RODO).

“Nie dotyczy to sytuacji, w których te osoby zostały już wcześniej poinformowane o tym, że ich dane będą przetwarzane w tym celu. Jest to jeden z podstawowych obowiązków administratora, który musi być zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskiwania tych danych. W kontekście przesłanki uzasadnionego interesu istotne jest, aby w obowiązku informacyjnym zostało wskazane m.in. prawo do wniesienia sprzeciwu. Oznacza to, że w takiej sytuacji, administrator nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych do określonych celów, np. wysyłki korespondencji i tym samym kartek świątecznych” - – wyjaśnia UODO

Wybrane dla Ciebie

Cenimy Twoją prywatność

Kliknij "AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU", aby wyrazić zgodę na korzystanie w Internecie z technologii automatycznego gromadzenia i wykorzystywania danych oraz na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez iPolska24, Wirtualną Polskę, Zaufanych Partnerów IAB (878 partnerów) oraz Zaufanych Partnerów WP (405 partnerów) a także udostępnienie przez nas ww. Zaufanym Partnerom przypisanych Ci identyfikatorów w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności) i pozostałych, które wskazujemy poniżej. Możesz również podjąć decyzję w sprawie udzielenia zgody w ramach ustawień zaawansowanych.


Na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody iPolska24, Wirtualna Polska, Zaufani Partnerzy IAB oraz Zaufani Partnerzy WP będą przetwarzać Twoje dane osobowe zbierane w Internecie (m.in. na serwisach partnerów e-commerce), w tym za pośrednictwem formularzy, takie jak: adresy IP, identyfikatory Twoich urządzeń i identyfikatory plików cookies oraz inne przypisane Ci identyfikatory i informacje o Twojej aktywności w Internecie. Dane te będą przetwarzane w celu: przechowywania informacji na urządzeniu lub dostępu do nich, wykorzystywania ograniczonych danych do wyboru reklam, tworzenia profili związanych z personalizacją reklam, wykorzystania profili do wyboru spersonalizowanych reklam, tworzenia profili z myślą o personalizacji treści, wykorzystywania profili w doborze spersonalizowanych treści, pomiaru wydajności reklam, pomiaru wydajności treści, poznawaniu odbiorców dzięki statystyce lub kombinacji danych z różnych źródeł, opracowywania i ulepszania usług, wykorzystywania ograniczonych danych do wyboru treści.


W ramach funkcji i funkcji specjalnych iPolska24 może podejmować następujące działania:

  1. Dopasowanie i łączenie danych z innych źródeł
  2. Łączenie różnych urządzeń
  3. Identyfikacja urządzeń na podstawie informacji przesyłanych automatycznie
  4. Aktywne skanowanie charakterystyki urządzenia do celów identyfikacji

Cele przetwarzania Twoich danych przez Zaufanych Partnerów IAB oraz Zaufanych Partnerów WP są następujące:

  1. Przechowywanie informacji na urządzeniu lub dostęp do nich
  2. Wykorzystywanie ograniczonych danych do wyboru reklam
  3. Tworzenie profili w celu spersonalizowanych reklam
  4. Wykorzystanie profili do wyboru spersonalizowanych reklam
  5. Tworzenie profili w celu personalizacji treści
  6. Wykorzystywanie profili w celu doboru spersonalizowanych treści
  7. Pomiar efektywności reklam
  8. Pomiar efektywności treści
  9. Rozumienie odbiorców dzięki statystyce lub kombinacji danych z różnych źródeł
  10. Rozwój i ulepszanie usług
  11. Wykorzystywanie ograniczonych danych do wyboru treści
  12. Zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom i naprawianie błędów
  13. Dostarczanie i prezentowanie reklam i treści
  14. Zapisanie decyzji dotyczących prywatności oraz informowanie o nich

W ramach funkcji i funkcji specjalnych Wirtualna Polska, Zaufani Partnerzy IAB oraz Zaufani Partnerzy WP mogą podejmować następujące działania:

  1. Dopasowanie i łączenie danych z innych źródeł
  2. Łączenie różnych urządzeń
  3. Identyfikacja urządzeń na podstawie informacji przesyłanych automatycznie
  4. Aktywne skanowanie charakterystyki urządzenia do celów identyfikacji

Dla podjęcia powyższych działań Wirtualna Polska, Zaufani Partnerzy IAB oraz Zaufani Partnerzy WP również potrzebują Twojej zgody, którą możesz udzielić poprzez kliknięcie w przycisk "AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU" lub podjąć decyzję w sprawie udzielenia zgody w ramach ustawień zaawansowanych.


Cele przetwarzania Twoich danych bez konieczności uzyskania Twojej zgody w oparciu o uzasadniony interes iPolska24, Wirtualnej Polski, Zaufanych Partnerów IAB oraz możliwość sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu znajdziesz w ustawieniach zaawansowanych.


Cele, cele specjalne, funkcje i funkcje specjalne przetwarzania szczegółowo opisujemy w ustawieniach zaawansowanych.


Serwisy partnerów e-commerce WP, z których WP może przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody znajdziesz tutaj.


Zgoda jest dobrowolna i możesz ją w dowolnym momencie wycofać wywołując ponownie okno z ustawieniami poprzez kliknięcie w link "Ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce każdego serwisu.


Pamiętaj, że udzielając zgody Twoje dane będą mogły być przekazywane do naszych Zaufanych Partnerów IAB i Zaufanych Partnerów WP z państw trzecich tj. z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.


Masz prawo żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia przetwarzania danych, złożenia sprzeciwu, złożenia skargi do organu nadzorczego na zasadach określonych w polityce prywatności iPolska24.


Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że pliki cookies będą umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. W celu zmiany ustawień prywatności możesz kliknąć w link Ustawienia zaawansowane lub "Ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce każdego serwisu w ramach których będziesz mógł udzielić, odwołać zgodę lub w inny sposób zarządzać swoimi wyborami. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz w polityce prywatności iPolska24.