E-fakturowanie w zamówieniach publicznych. Jakie zmiany czekają firmy i urzędy?

“Zmniejszenie zatorów płatniczych i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu, łatwiejsze archiwizowanie dokumentów, oszczędność czasu i pieniędzy to tylko niektóre efekty wejścia z życie nowych przepisów” – mówi minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.

Ustawa implementuje przepisy unijne do polskiego prawa – Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Polska była mocno zaangażowana w prace nad dokumentem, ze względu na jej pozytywne efekty.Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający muszą być przygotowani na odbiór faktury w postaci dokumentu elektronicznego o określonej przepisami strukturze.

Zgodnie z Dyrektywą, faktury elektroniczne dla zamówień publicznych będą miały odpowiedni format, co oznacza, że będzie to faktura ustrukturyzowana. Daje to możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy informatyczne, bez potrzeby uczestnictwa pracownika w tym procesie, w przeciwieństwie do  faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego  wprowadzania danych do systemu księgowego.

Dla przedsiębiorców i jednostek publicznych zostanie uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której będzie można bezpłatnie korzystać przez stronę internetową. Duże podmioty będą mogły zintegrować się z tą platformą czyli automatycznie pobierać faktury z systemu.

“Platforma elektronicznego fakturowania  będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją tych zamówień” – informuje wiceminister przedsiębiorczości i technologii Tadeusz Kościński.

Inne ustrukturyzowane dokumenty to zamówienie dostawy, awziowanie dostawy, potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa.Dla wykonawców wprowadzono możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Natomiast dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.

Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.

“Dla przedsiębiorców oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne. Przed 1 sierpnia 2019 r. zamawiający nie będzie miał obowiązku przyjmowania  przez platformę  faktur  o wartości poniżej 30 tys. euro” – podkreśla wiceszef MPiT.

Ponadto wsparcie w ramach projektu uwzględnia m.in. szkolenia dla jednostek publicznych, które są odbiorcami faktur, webinaria, 160 spotkań z producentami IT nt. sposobów wdrożenia systemu. “Już dzisiaj działa strona e-faktura. Odbywa się cykl szkoleń dla przedsiębiorców. Planowane są też warsztaty dla producentów systemów. Zależy nam na jak sprawniejszych wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur zarówno w jednostkach administracyjnych, jak i  u przedsiębiorców” – powiedział Tadeusz Kościński.

Ponadto platforma elektronicznego fakturowania umożliwi przesyłanie dokumentów nie tylko w kraju, ale także przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL – międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych.

Rozwiązanie to ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestnictwo w zamówieniach publicznych organizowanych w innych krajach Unii Europejskiej.Korzyści z e-fakturowania:
·        Zmniejszenie liczby zatorów płatniczych.
·        Zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu.
·        Ujednolicony model obsługi e-faktur w ramach zamówień publicznych.

Z jednej Platformy będą korzystać wszystkie urzędy w kraju.

·        Dzięki ujednoliceniu norm i stworzeniu standardu, możliwe będzie zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz zminimalizowanie przeszkód w handlu.
·        Redukcja kosztów fakturowania i przetwarzania danych oraz obsługi zamówień publicznych.
·        Kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych.
·        Zwiększenie szans udziału polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE.
·        Łatwiejsze archiwizowanie dokumentów.
·        Poziom wykorzystania systemów informatycznych wśród zamawiających jest bardzo niski (26%).

Obowiązek e-fakturowania przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego 
w Polsce.
·        E-faktury w formie ustrukturyzowanej będą to nowoczesna administracja. Korzystnie wpłyną na rozwój systemu płatności bezgotówkowych.
·        Wzrost popytu na produkty i usługi informatyczne.