Od 2019 roku część akt pracowniczych będzie przechowywana elektronicznie i krócej
Ministerstw Rozwoju przyjęło wczoraj projekty zmian dotyczące archiwizowania informacji o pracownikach. Przedsiębiorcy mogą liczyć na ułatwienia, choć niektóre wnioski wciąż będą wypełnione za pomocą papierowych formularzy.
Ministerstwo podjęło taką decyzję, ponieważ nie widzi sensu w podtrzymywaniu obecnie panujących zasad.
To że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Może to być nawet 130 mln zł rocznie. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty. - Mariusz Haładyj, wiceminister rozwoju
Nowe przepisy będą obowiązywać od 2019 roku. Jakie zmiany zostały więc zatwierdzone?
Sporym ułatwieniem dla przedsiębiorcy będzie skrócenie czasu przechowywania pracowniczych akt. Z obecnie obowiązujących 50 lat czas ten zostanie zmniejszony do 10 lat. W tej regulacji jest jednak warunek – pracodawców obowiązywać będzie podział archiwizacji na dwa typy.
- Pracownicy zatrudnieni po 01.01.2019 – dane o pracowniku i jego zatrudnieniu, wraz z potrzebnymi informacjami do ustalenia wysokości renty lub emerytury będą przesyłane elektroniczne do ZUS
- Pracownicy zatrudnieni w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 – tutaj również pracodawca może skrócić czas archiwizacji dokumentów, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Jednak możliwe będzie to dopiero wtedy, kiedy pracodawca w formie elektronicznej przekaże wszystkie niezbędne informacje o pracownikach, które pozwolą obliczyć wysokość emerytury lub renty. Jeśli pracodawca nie będzie chciał skorzystać z tego rozwiązania, musi się liczyć, że nie będzie mógł zmienić swojej decyzji i już zawsze będzie opierał się na tradycyjnej formie archiwizacji dokumentów.
Kolejnym ułatwieniem przewidzianym przez Ministerstwo Rozwoju jest elektroniczne przechowywanie dokumentacji związanej z pracownikami. Gdy pracodawca potwierdzi, że chce korzystać z tej formy archiwizacji, każdy dokument otrzyma specjalny podpis, który potwierdzi prawdziwość danych. Mają też zostać przygotowane odpowiednie zabezpieczenia, które będą chronić dokumentację przez jej utratą.
Ostatnią zatwierdzoną wczoraj zmianą jest kwestia wypłacania wynagrodzenia. Wypłata w formie bezgotówkowej ma stać się domyślną formą otrzymywania wynagrodzenia.
Źródło: Ministerstwo Rozwoju www.mr.gov.pl
