Podczas trzydniowej sesji, która odbywa się na terenie Kampusu Kolegium Europejskiego w Natolinie oraz w Pałacu Kultury i Nauki, około 200 panelistów ze wszystkich państw członkowskich, w różnym wieku i o różnym pochodzeniu, zadecyduje o zaleceniach w sprawie przyszłości Europy.
Ze względu na zmieniającą się sytuację COVID-19, wydarzenie przybrało format hybrydowy. Uczestnicy konferencji uwzględniają rezultaty prac z poprzednich sesji, które odbyły się w październiku oraz w listopadzie, skupiając się na zagadnieniach z zakresu zmian klimatu, środowiska i zdrowia. Dyskutują np., dla kogo w UE powinna być darmowa opieka dentystyczna i czy Unia powinna mieć więcej kompetencji w dziedzinie zdrowia.
Spotkania Paneli z udziałem 200 uczestników są transmitowane przez Centrum Multimedialne Parlamentu Europejskiego oraz za pośrednictwem Wielojęzycznej Platformy Cyfrowej.
Europejskie panele obywatelskie są głównym elementem Konferencji w sprawie przyszłości Europy organizowanej przez Parlament Europejski, Radę UE i Komisję Europejską na podstawie ich wspólnej deklaracji. Obrady paneli uwzględniają opinie obywateli zebrane z całej Europy za pośrednictwem wielojęzycznej platformy cyfrowej, a także wkład wybitnych naukowców i innych ekspertów.
Panele sformułują rekomendacje, które zostaną omówione na sesji plenarnej konferencji skupiającej obywateli, przedstawicieli instytucji UE i parlamentów narodowych oraz innych zainteresowanych stron. Rekomendacje paneli zostaną uwzględnione w końcowym raporcie, który zostanie sporządzony wiosną 2022 r. przez zarząd konferencji. W skład zarządu wchodzą przedstawiciele Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji Europejskiej – instytucji, które będą musiały wprowadzić zalecenia w życie – a także obserwatorzy reprezentujący wszystkie strony Konferencji.
Każdy panel zajmie się jednym z obszarów, na których temat obywatele zgłaszali swoje pomysły. Pierwszy obszar obejmuję: silniejszą gospodarkę, sprawiedliwość społeczną, zatrudnienie, edukację, kulturę, młodzież i sport oraz transformację cyfrową. Kolejny dotyczy demokracji europejskiej, wartości i prawa, praworządności i bezpieczeństwa. Trzeci panel skupia się na zmianach klimatu, środowisku i zdrowiu. Natomiast ostatni koncentruje się na dwóch kwestiach: UE w świecie i migracji.
Obywatele biorący udział w dyskusjach zostali wybrani losowo przez wyspecjalizowanych wykonawców przy użyciu metod zapewniających, że są oni reprezentatywni dla różnorodności UE pod względem pochodzenia geograficznego, płci, wieku, statusu społeczno-ekonomicznego i poziomu wykształcenia.
Młodzież w wieku od 16 do 25 lat stanowi jedną trzecią każdego panelu. Każdy panel przedstawi zalecenia, które zostaną uwzględnione na sesji plenarnej konferencji, która następnie przedstawi propozycje dotyczące przyszłości Europy.